Microsoft 365 of Google Workspace: wat past bij uw mkb-bedrijf?

De meeste mkb-bedrijven maken de keuze tussen Microsoft 365 en Google Workspace maar één keer, meestal vroeg, op het moment dat de oprichter de eerste paar mailboxen aanmaakt, en leven daar vervolgens jarenlang mee zonder er nog bewust naar te kijken. Dat is prima als de oorspronkelijke keuze toevallig goed uitpakte, en kostbaar als dat niet zo is: de twee platforms liggen qua prijs en afwerking dicht bij elkaar, dus geen van beide is overal de beste keuze. Waar ze wél in verschillen, zijn concrete, praktische zaken die zwaarder wegen dan welke app er mooier uitziet: hoe opslag wordt toebedeeld, wat er daadwerkelijk aan apparaatbeheer bij zit, en hoe elk platform omgaat met dataresidentie in de EU.

Microsoft 365 of Google Workspace: waar u eigenlijk tussen kiest

De bedrijfsversies van Microsoft 365 draaien om de volwaardige, desktopversies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook, die ook in de browser en op mobiel werken, met Exchange voor mail en agenda, OneDrive en SharePoint voor bestanden, en Microsoft Teams als knooppunt voor vergaderen en chatten. Google Workspace is andersom opgebouwd: Gmail, Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties zijn in de basis browsertoepassingen (een apart hulpprogramma, "Drive voor desktop", synchroniseert bestanden lokaal, maar de kernapplicaties zelf zijn geen desktopsoftware), met Google Meet en Chat voor bellen en chatten. Beide bundelen standaard videobellen, maar de maximale groepsgrootte verschilt per versie: Google Meet staat tot 100 deelnemers toe bij Business Starter, 150 bij Business Standard en 500 bij Business Plus.

Geen van beide omschrijvingen is een waardeoordeel. Sommige teams werken echt beter met documenten die native op een laptop staan, andere juist beter met alles permanent in een browsertab. Het is wel de moeite waard om eerlijk naar uw eigen team te kijken en te zien welk gedrag daar al bij past, want gewoontes ombuigen is lastiger dan het klinkt.

Opslag en mailboxen vergeleken

De twee platforms delen opslag toe volgens een andere logica, en dat verschil merkt u pas als u tegen een limiet aanloopt.

Microsoft splitst opslag naar doel: elke Microsoft 365-bedrijfsversie (Basic, Standard en Premium) geeft elke gebruiker 1 TB OneDrive-opslag, plus een los mailboxbudget van 100 GB primaire mailboxopslag. Business Premium voegt daar een veel ruimere 1,5 TB archiefopslag voor de mailbox aan toe, terwijl Standard en Basic beperkt blijven tot 50 GB archief. Bewaart uw organisatie jarenlang e-mail op het account in plaats van actief te archiveren, dan is dat verschil in archiefruimte tussen Premium en de goedkopere versies precies waar u op moet letten voordat u voor de goedkopere versie kiest om te besparen.

Google Workspace bundelt alles juist samen: Gmail, Drive en Google Foto's delen één gecombineerd opslagbudget per gebruiker, in plaats van losse budgetten voor mail en bestanden. Business Starter geeft 30 GB gecombineerd per gebruiker, Business Standard 2 TB gecombineerd, en Business Plus 5 TB gecombineerd. Een zware e-mailverzamelaar bij Workspace put uit dezelfde pot als de bestandsopslag, wat een ander soort planningsvraagstuk is dan Microsofts gesplitste budget. Geen van beide aanpakken is beter, maar ze lopen anders mis zodra iemand onzorgvuldig is met opruimen.

Apparaat- en identiteitsbeheer: het echte verschil tussen de versies

Hier lopen de twee platforms voor een groeiend mkb-bedrijf het meest uiteen, en het is precies het detail dat de meeste vergelijkingen overslaan.

Bij Microsoft is apparaat- en identiteitsbeheer niet gelijk verdeeld over de bedrijfsversies. Microsoft 365 Business Premium is de versie waarbij Intune voor het beheren en beveiligen van bedrijfsapparaten en een vollediger niveau van Microsoft Entra ID voor identiteits- en toegangsbeheer zijn inbegrepen, naast Microsoft Defender voor dreigingsbescherming. Microsoft 365 Business Standard, de middenversie waar de meeste mkb-bedrijven standaard voor kiezen vanwege de Office-apps en Teams, bevat Intune helemaal niet, en Entra ID ook niet op datzelfde niveau. Moet u via het platform zelf een toegangscode afdwingen op bedrijfstelefoons of een kwijtgeraakte laptop op afstand wissen, dan redt Standard dat alleen niet. Daarmee gaat de stap van Standard naar Premium minder over welke apps u krijgt (die zijn vrijwel identiek) en volledig over of u beheerde apparaatbeveiliging nodig hebt. Dat is een afweging die u bewust moet maken, in plaats van standaard voor de goedkopere versie te kiezen en het gat later te ontdekken. Onze gids over mobile device management laat zien wat die laag apparaatbeheer dagelijks precies inhoudt.

Google Workspace verdeelt apparaatbeheer gelijkmatiger, maar kent ook daar niveaus. Elke bedrijfsversie, ook de instapversie Business Starter, bevat al basaal eindpuntbeheer: een apparaat blokkeren, een gebruiker op afstand uitloggen, en op accountniveau een mobiel apparaat op afstand wissen. Wat in de instapversie niet is inbegrepen, is het volledige apparaat op afstand wissen, net als strengere afdwinging van toegangscodes en werkprofielen op Android; die zitten achter een hogere versie dan Business Starter. Het Workspace-equivalent van de Microsoft-vraag Standard-of-Premium is dus minder een harde knip en meer een trapje, maar het is er wel degelijk.

Dataresidentie en de AVG

Voor een Nederlands mkb-bedrijf is dit meestal de vraag onder de vraag: kunnen we deze data in de EU houden, en helpt dat daadwerkelijk bij de AVG?

Microsofts toezegging hierover heet de EU Data Boundary: voor Microsoft 365-klanten die zich hebben aangemeld vanuit een land binnen de EU of EFTA, en Nederland staat daar met naam bij als een van de EU Data Boundary-landen én als een van de landen waar Microsoft datacenters voor de EU Data Boundary heeft of mogelijk gaat bouwen, worden de meeste klantgegevens en persoonsgegevens opgeslagen en verwerkt binnen die grens, met een beperkt en vastgelegd aantal uitzonderingen (bepaalde systeemlogboeken, een handvol optionele functies die u zelf actief moet inschakelen, en diensten zoals Multi-Geo die bewust buiten de toezegging vallen). Het praktische voordeel voor een mkb-bedrijf: dit geldt op het niveau van de hele tenant, op basis van waar u zich hebt aangemeld, en is geen apart niveau dat u erbij moet kopen.

Google Workspace regelt dit anders: beheerders kunnen een beleid voor gegevensregio's instellen dat 'data at rest' en de verwerking vastzet op "Europa", maar die functie is alleen beschikbaar vanaf Business Standard opwaarts. Klanten op Business Starter vallen helemaal niet onder een beleid voor gegevensregio's, ook niet als u probeert dat beleid op hun account toe te passen. Is dataresidentie binnen de EU specifiek de reden dat u dit leest, dan is dat precies het detail om te kennen voordat u de goedkoopste Workspace-versie koopt en vervolgens aan uw beheerder vraagt een functie aan te zetten die er niet is.

Dat een leverancier toezegt waar de data blijft, is nog niet hetzelfde als voldoen aan de AVG. Data in Europa opslaan is één factor, niet het hele antwoord: u hebt bij elke leverancier die u kiest nog steeds een goede overeenkomst nodig over wat die met de mail- en bestandsgegevens van uw organisatie mag doen. Dat is een los gesprek van waar de servers staan, maar wel een dat u het beste op hetzelfde moment voert als de platformkeuze, en niet erna.

Samenwerkingsstijl en compatibiliteit van bestanden

Wisselt uw bedrijf regelmatig Word- en Excel-bestanden uit met de accountant, overheidsportalen, leveranciers of klanten, zoals bij de meeste Nederlandse mkb-bedrijven het geval is, dan vermijdt Microsoft 365 een laag conversie die Google Workspace onder de motorkap nog altijd moet doen: Documenten, Spreadsheets en Presentaties lezen en schrijven Office-formaten, maar zijn er niet native rond gebouwd. Die conversie is goed, niet perfect: complexe Excel-macro's, fijne spreadsheetopmaak en sommige Word-stijlen kunnen net iets verschuiven bij het overzetten tussen de twee. Bestaat uw papierwerk vooral uit pdf's, formulieren en eenvoudige documenten, dan maakt dit nauwelijks iets uit. Draait uw financiële administratie op een ingewikkeld Excel-model, dan is dit bijna het belangrijkste punt uit deze hele gids.

De kracht van Google Workspace ligt elders: realtime, browsernatieve samenwerking die niet afhangt van op welk apparaat iemand het bestand opende, en een beheerervaring waarbij de meeste mensen merken dat er minder in te stellen is voordat het gewoon werkt. Teams die al in Gmail denken en documenten delen via een link in plaats van een bijlage, voelen zich doorgaans sneller thuis.

Migratie-inspanning: wat overstappen echt kost

Overstappen tussen de twee is een echt project, geen klusje van een middag, in welke richting dan ook. De voorspelbare onderdelen: mailbox- en agendamigratie (mail zonder onderbreking laten doorlopen vraagt om een zorgvuldige overgang van MX-records, niet één druk op de knop), medewerkers trainen op een echt andere interface, ook als de onderliggende taak gelijk blijft, en alles converteren wat afhangt van platformspecifieke functies: Excel-macro's en Power Automate-stromen op de ene kant, Apps Script en Google Spreadsheets-formules op de andere. Niets daarvan gaat automatisch mee. Onze gids over cloud migratie voor het mkb behandelt de fasering en volgorde die ook bij zo'n platformwissel van toepassing is. Maakt u zich vooral zorgen dat u vastzit aan welke leverancier u ook kiest, dan beschrijft onze gids over vendor lock-in voorkomen wat u over data-export moet nagaan voordat u tekent, voor beide platforms.

Een eenvoudig beslismodel

Neig naar Microsoft 365 als: uw bedrijf al draait op Word- en Excel-bestanden, u veel documenten uitwisselt met externe partijen die hetzelfde doen, u beheerde apparaatbeveiliging wilt bij uw productiviteitspakket (wat betekent dat u voor Business Premium begroot in plaats van Standard), of uw team al op Windows en Teams werkt.

Neig naar Google Workspace als: uw team klein en cloud-native is en vooral samenwerkt via het delen van links in plaats van bijlagen, u browsergebaseerde eenvoud wilt met minimale instelmoeite, en u bereid bent minimaal Business Standard te kopen als dataresidentie in de EU voor u van belang is.

Behandel de keuze van de versie in beide gevallen als een eigen beslissing, los van het platform. De platformvraag gaat over hoe uw team werkt. De versievraag gaat over wat u daadwerkelijk koopt, en bij beide platforms laat de goedkoopste versie stilletjes precies het apparaat- en databeheer weg waarvan de platformkeuze u liet denken dat u het al had.

Veelgestelde vragen

Is Microsoft 365 of Google Workspace beter voor een klein bedrijf? Geen van beide is overal beter. Microsoft 365 past doorgaans bij bedrijven die al in Word- en Excel-bestanden werken en apparaatbeheer willen inbegrepen bij een hogere versie; Google Workspace past doorgaans bij kleinere, cloud-native teams die vooral samenwerken via delen in de browser. Het juiste antwoord hangt meer af van uw bestaande gewoontes dan van de functielijst van een platform.

Slaat Google Workspace gegevens op in de EU? Dat kan: beheerders kunnen een beleid voor gegevensregio's instellen dat 'data at rest' en verwerking vastzet op Europa, maar die functie is alleen beschikbaar bij Business Standard en Business Plus, niet bij de instapversie Business Starter.

Hebben we Microsoft 365 Business Premium nodig voor apparaatbeheer? Wilt u apparaatbeheer via Intune en een vollediger niveau van identiteitsbescherming via Entra ID, dan is het antwoord ja. Business Standard, de versie waar de meeste mkb-bedrijven standaard voor kiezen, bevat geen van beide.

Kunnen we later overstappen van Google Workspace naar Microsoft 365, of omgekeerd? Ja, maar behandel het als een echt migratieproject: mailroutering, medewerkers trainen en alles wat op platformspecifieke functies is gebouwd (macro's, Apps Script, automatiseringsstromen) moet gepland worden. In geen van beide richtingen is het een klusje van een middag.

Wat kost Microsoft 365 of Google Workspace per gebruiker? Daar noemen we hier bewust geen vast bedrag voor, omdat de catalogusprijzen veranderen en verschillen per regio, factureringstermijn en of u Teams of recente AI-functies meerekent. Vergelijk de actuele eurobedragen voor de specifieke versies die u overweegt rechtstreeks op de prijspagina van elke leverancier, voordat u een besluit neemt.

Een keuze zonder giswerk

Weegt u deze keuze voor uw eigen bedrijf, dan kan ons team cloud en infrastructuur uw huidige inrichting tegen beide platforms afzetten voordat u zich aan een van de twee verbindt. Hebt u eenmaal gekozen, dan kan ons team IT-beheer & support het dagelijkse beheer op zich nemen, en ons team Cybersecurity & identiteit de apparaat- en identiteitscontroles instellen die bij de gekozen versie daadwerkelijk beschikbaar zijn.